Aby se vám v kanceláři neztratila důležitá smlouva nebo účetní doklady, musíte mít v dokumentech pořádek. Poradíme vám, které písemnosti musíte archivovat a po jakou dobu – třeba zjistíte, že některé dokumenty uchováváte zbytečně dlouho nebo je naopak neskladujete vůbec.
Jak dlouho se musí archivovat dokumenty
Legislativa vymezuje zákonné lhůty pro archivaci jednotlivých typů dokumentů. Pojem dokument neoznačuje pouze písemnost, ale také zvukový, obrazový či jiný záznam. Doba, po kterou je nutné dokumenty uchovávat, se nazývá skartační lhůta. Začíná vždy 1. ledna následujícího roku po vyřízení nebo spouštěcí události dokumentu, kterou může být například podpis smlouvy.
Doba archivace může být:
- 3 roky – jedná se o stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele.
- 5 let – zde patří účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy apod.), účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtové rozvrhy či účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví.
- 6 let – po tuto dobu se musí uchovávat seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodních společností.
- 10 let – jde o účetní závěrky, výroční zprávy a daňové doklady, mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu.
- 45 let – musí se archivovat mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.
Některé záznamy se po uplynutí skartační lhůty nelikvidují a uchovávájí se trvale v rámci veřejného zájmu. Jejich hodnotu vyhodnotí oblastní archivy, které je pak promění v tzv. archiválie a uloží. Týká se to dokumentů vzniklých z činnosti obchodních společností, družstev (kromě bytových), notářů a některých politických uskupení. Může jít o zakladatelské dokumenty, jednací řády, zápisy z valných hromad, certifikace ochranných známek nebo podnikatelské záměry.
Archivace dokumentů a zákon
Veškeré potřebné informace jsou ustanoveny legislativně. Vše potřebné si ověřte v zákoně o dani z přidané hodnoty, zákoně o účetnictví, zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a v zákoně o archivnictví a spisové službě. Najdete tam vždy aktuální znění a vyhnete se tak případným problémům.
Jak správně uchovávat dokumenty
Dokumenty můžete uchovávat ve třech podobách:
- v tištěné verzi,
- v elektronické podobě,
- smíšenou formou.
Archivační skříně a kartotéky = pořádek v tištěných dokumentech
Pokud máte ve firmě místnost, která slouží pouze jako spisovna, vybavte ji archivačními regály – uložíte do nich jak šanony, tak třeba plastové boxy či kartónové krabice. Uchováváte-li dokumenty přímo v kancelářích, zvolte elegantnější řešení v podobě dřevěných či kovových skříní, které nenaruší vzhled místnosti. Hodí se také zásuvkové kartotéky nebo kancelářské regály. Podle svého vkusu je necháte otevřené nebo opatříte dvířky.
Bojujete s malým prostorem? Ideální řešení představují otočné regály. Tyto chytré archivační systémy vám umožní uskladnit velké množství šanonů na omezeném prostoru.
TIP: Pokud si nepřejete, aby se k dokumentům dostal jen tak kdekdo, uložte je do uzamykatelných archivačních skříní nebo rovnou do trezoru.
Elektronické dokumenty = více místa v kanceláři, ale přísnější pravidla
Uchovávat dokumenty v digitální podobě šetří přírodu i prostor ve firmě. Není to ale jen tak, nejprve si musíte zajistit spolehlivé úložiště. Obdržíte-li dokumenty v elektronické podobě, stačí je tam pouze nahrát. Pokud ale pracujete s listinami, nestačí je pouze naskenovat a uložit. Dokumenty musí splňovat 3 podmínky, a sice:
- věrohodnost původu – nesmí chybět ověřovací metadata, jako je například elektronický podpis;
- neporušitelnost obsahu – je třeba zaručit, že obsah nebyl pozměněný, třeba pomocí časového razítka, které má platnost 5 let, elektronickým podpisem, pečetí nebo EDI (elektronické výměny informací);
- čitelnost – se souborem se musí jít seznámit přímo nebo pomocí technického zařízení. Doporučuje se uznávaný archivní formát PDF/A.
Tipy na přehlednou archivaci dokumentů
- Vytvořte si systém, podle kterého dokumenty uložíte.
- Konec skartační lhůty uveďte tak, aby byl vidět, a dokumenty seřaďte podle termínu konce archivace, ne data uložení.
- Využijte na označení dokumentů tzv. skartační značky, které vám sdělí, jak poté s dokumenty naložíte (A – archiv, S – skartace, V – výběr).
- Pozor na některé doklady. Účtenky často blednou, nakopírujte si je a přiložte k originálu.
- Pamatujte na to, že přímé sluneční světlo ani vysoká vlhkost dokumentům nesvědčí.
Co dělat s dokumenty po skončení skartační lhůty
Aby se vám ve firmě zbytečně nehromadily papíry, po uplynutí skartační lhůty nepotřebné dokumenty zlikvidujte. Nejlepším řešením je skartace. Využití skartovačky totiž zabrání úniku citlivých informací. Přečtěte si, jak vybrat skartovačku přesně pro své potřeby – zajímat vás bude zejména úroveň zabezpečení skartovaného materiálu.