Pokud vaše firma čítá více než desítku zaměstnanců nebo k vám často zavítají klenti a jiné návštěvy, patrně máte zasedací místnost, která je určená nejen pro hosty, ale také k poradám nebo školením. Často to bývá jediné místo, které váš obchodní partner nebo potenciální zaměstnanec uvidí. Poradíme vám, jak vybavit zasedací místnost, aby byla reprezentativní pro návštěvy a útulná pro zaměstnance.
Ze všeho nejdřív plánujte
Pokud máte tu možnost, zvolte pro zasedací místnost prostor blízko recepce/vstupu do firmy, aby byla cesta pro klienty a hosty co nejkratší a nemuseli jste je vést přes několik kanceláří či provozem. Vezměte v potaz, kolik máte místa, vytvořte si náčrtek a sepište si, bez čeho si zasedačku neumíte představit. Také popřemýšlejte nad následujícími otázkami.
- Kolik lidí bude zasedací místnost nejčastěji využívat? Bude její kapacita dostatečná?
- Co všechno se bude v zasedačce odehrávat? Má to být místo čistě na setkávání s klienty, nebo zde budou probíhat také školení, pohovory a on-line cally?
- Jak by měla na návštěvníky zasedačka působit? Měla by být čistě funkční, nebo má z jejího dojmu čišet duch firmy?
Není zasedačka jako zasedačka aneb na co všechno se dá využít
Zasedačka nejčastěji slouží jako klasická konferenční místnost, která je vyhrazená pro návštěvy nebo pravidelná setkání vybraných zaměstnanců. Kromě toho ji můžete využít také jako tzv. huddle room = malou soukromou místnost pro 3 až 6 osob, která je dostupná i bez předchozí rezervace. Skvěle funguje také jako prostor pro workshopy, školení, prezentace, menší firemní akce, brainstorming nebo místo na řešení důvěrnějších záležitostí.
Vybavení zasedací místnosti krok za krokem
Vybavení do zasedací místnosti se liší podle velikosti prostoru i účelem, k jakému místnost využijete. Obecně platí, že byste při výběru kancelářského nábytku a vybavení měli dbát na funkčnost, ergonomii, flexibilitu a v neposlední řadě také na design. Pohlídejte si i kvalitu materiálů – levnější materiály se rychleji opotřebují.
1. Stůl do zasedačky je středobodem celého prostoru
Stůl do zasedací místnosti zabere nejvíce prostoru. Musí být dostatečně velký, jeho velikost zvolte podle maximálního počtu osob. Nezapomeňte myslet na umístění techniky. Vybrat můžete model, do kterého se dají nainstalovat průchodky a lišty, a nebo rovnou jednací stůl s vestavěnými elektrickými zásuvkami. Stůl do zasedačky může mít tvar oválu, obdélníku nebo kruhu, výjimkou nejsou ani sestavy do písmene L nebo U.
2. Židle do zasedací místnosti musí být hlavně pohodlné
Dopřejte svým návštěvám i zaměstnancům extra porci komfortu díky ergonomickým židlím do zasedačky. Nejčastější volbou jsou čalouněné konferenční židle, pokud ale chcete místnosti vdechnout trochu luxusu, můžete zvolit židle z kůže.
TIP: Pokud zasedačku využíváte jen občas, sáhněte po stohovatelných konferenčních židlích, které snadno zasunete do sebe. Hodí se i v případě, kdy by vám židle zbytečně překážely.
Máte velkou zasedací místnost, která vám poskytuje dostatek prostoru? Umístěte do ní sedací soupravy a křesla, která nabízejí větší míru pohodlí.
3. Nepodceňte kancelářské vybavení
Kancelářské vybavení patří i do zasedací místnosti. Pokud v místnosti nemáte vhodnou stěnu, kam promítnout prezentaci, vyřešte problém projekčním plátnem. Můžete ho nainstalovat na strop nebo na stěnu nebo zvolte projekční plátno na stojanu či pojízdném stativu. Při školeních a workshopech zase využijete flipcharty nebo popisovací a magnetické tabule, kam si snadno vypíšete důležité body nebo nakreslíte doplňující náčrty.
4. Nezapomeňte na detaily
Věnujte pozornost také detailům. V zasedací místnosti by neměl chybět odpadkový koš. Nezapomeňte ani na věšáky na oblečení, aby si návštěva měla, kam odložit, případně místnost také vybavte stojany na deštníky. Hodí se připravit na stůl drobné občerstvení, třeba v podobě oříšků nebo sušeného ovoce. Třešničkou na dortu je pak krabička papírových kapesníků, kterou mají hosté k dispozici. Vzhled celé místnosti doladí stylové obrazy nebo zelená stěna.
5. Nechte promluvit firemní identitu
Zasedačka slouží podobně jako recepce jako vizitka firmy. Její vzhled by měl odrážet značku i firemní hodnoty. Pokud nechcete mít v zasedací místnosti barvy loga, zvolte spíše neutrálnější odstíny a výraznější barvy nechte doplňkům.
Nezapomeňte na branding. Kromě loga se můžete pochlubit získanými certifikáty, diplomy nebo cenami (ideálně je upevněte do kliprámů). Propagační materiály a plakáty vašich nejvýznamnějších klientů umístěte do reklamních stojanů tak, aby byly na očích. Svou odbornost můžete podpořit také knihovnami s odbornou literaturou.
Nenechávejte nic náhodě
Nebojte se do zasedací místnosti dát i drobný nábytek, jako jsou poličky, odkládací stolky nebo úložné skříňky. Myslete také na to, že prostor budete využívat v různou denní dobu. Volte proto osvětlení, u kterého se dá regulovat intenzita a barva světla. Samozřejmostí by měly být rolety, klimatizace i topení.